امید است با مطالعه دقیق این واژه‌ها بتوانید به سهولت از نرم‌افزار پیرنگ بهره ببرید.
پروژه:
عبارت از مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که در زمان مشخص، با بودجه مشخص محصولی مشخص را پدید می‌آورد. با این تفسیر، پروژه به‌صورت مکرر انجام نپذیرفته و از منابع سازمان صرفاً در طول دوره حیات خود که زمانی معیّن است، استفاده می‌کند. برای مثال پروژه توسعه نسخه ۵ نرم‌افزار پیرنگ را در نظر بگیرید. فعالیت‌های آن ثابت است و درنتیجه برآورد زمان و بودجه مشخصی داشته و در هنگام اجرا کارشناسان مشخصی از منابع انسانی مجموعه آن فعالیت‌ها را انجام می‌دهند و محصول نهایی آن نسخه ۵ نرم‌افزار پیرنگ خواهد بود.
فرایند (خدمت/سرویس):
عبارت از مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که به‌صورت تکراری توسط همکاران سازمان یا شرکت انجام می‌شود و نتیجه انجام آن فعالیت‌ها نیز تکراری است. آنچه در مورد فرایند اهمیت دارد، طراحی فعالیت‌های آن، زمان و قیمت تمام‌شده فعالیت‌ها برای هر مرتبه اجراست و منابع سازمان به‌صورت مستمر به اجرای فرایند تخصیص می‌یابند. برای مثال پشتیبانی فنی نرم‌افزار پیرنگ را در نظر بگیرید که شامل فعالیت‌هایی چون رفع خطای نرم‌افزاری، رسیدگی به خطاهای کاربری و مواردی مانند آن است. محصول و فعالیت‌های این فرایند مانند پاسخگویی به مکاتبات یا تلفن کاربران، رفع خطای غیرفعال شدن کاربر یا موارد مشابه (که برای انجام فرایند پشتیبانی فنی نرم‌افزار پیرنگ در نظر گرفته می‌شوند)، تکراری هستند.
سبد پروژه/فرایند:
اصطلاح سبد به مجموعه‌ای از فرایندها یا پروژه‌های همگون اطلاق می‌شود. مثلاً سبد پروژه‌های توسعه زیرساخت سازمان شامل پروژه‌هایی همچون توسعه شبکه ارتباطی، طراحی و توسعه زیرساخت امنیت ارتباطات، طراحی و توسعه زیرساخت امنیت نرم‌افزار و مواردی ازاین‌دست خواهد بود. به همین ترتیب می‌توان سبد فرایندها را نیز تعریف نمود.
کار (task/issue):
عبارت است از یک فعالیت که برای رسیدن به اهداف یک پروژه یا فرایند انجام می‌شود. این کار می‌تواند در سطوح مختلفی از یک پروژه یا فرایند معنی یابد. برای مثال طراحی بانک اطلاعاتی و رفع خطای ورود به سیستم هر دو فعالیت یا کار هستند، اما اولی در سطح بالایی از پروژه یا فعالیت مطرح‌شده و خود دارای زیرفعالیت‌هایی است که با تحقق آن‌ها این فعالیت سطح بالا پایان می‌یابد. مثلاً طراحی بانک اطلاعاتی شامل طراحی ساختار اطلاعاتی، آزمون کفایت ساختار اطلاعاتی، آزمون امنیت ساختار اطلاعاتی و مواردی ازاین‌دست خواهد بود. این موارد، کارها یا فعالیت‌های زیرمجموعه فعالیت اصلی نامیده می‌شوند.
هر کار یا فعالیت در نرم‌افزار پیرنگ دارای یک شناسه یکتاست. از این شناسه می‌توان برای دسترسی به کار یا موضوع موردنظر، در بخش‌های مختلف نرم‌افزار پیرنگ ازجمله جستجو، ارجاع و مانند آن استفاده نمود.
به‌منظور حفظ محرمانگی در دسترسی به اطلاعات نرم‌افزار پیرنگ، هر کار می‌تواند به‌صورت محدود یا عمومی ثبت شود. چنانچه یک کار با وضعیت مشاهده محدود ثبت شود، صرفاً کارشناسان و مدیران آن فرایند یا پروژه قادر به مشاهده آن هستند و درصورتی‌که به‌صورت عمومی ثبت شود دیگر کاربران نیز می‌توانند آن کار را مشاهده نمایند.
شایان توجه است عنوان کار، همانند عنوان پروژه بایستی ترکیبی از فعل + محصول (اسم، عنوان، قلم قابل تحویل، بخش، …) باشد. برای مثال “فرم لاگین” عنوان مناسبی برای یک کار نیست، چون مشخص نیست روی این فرم چه کاری انجام شده است. بهتر است مثلا از عناوینی مانند “طراحی(فعل) فرم لاگین (قلم)” یا رفع خطای دسترسی به سرور که در آن‌ها ترکیب فعل و قلم به کار رفته، استفاده شود.
شرح رسیدگی (note/work report):
پس از ارجاع کار به هر یک از همکاران، لازم است وی گزارش مختصری ازآنچه برای رسیدگی به کار ارجاعی انجام داده است را به همراه زمان صرف شده برای انجام کار، در بخش شرح درج کند. این گزارش بایستی دارای ویژگی‌های زیر باشد:
– فقط به میزان لازم جزئیات در آن درج شود و تا حد امکان خلاصه باشد.
– با مطالعه آن بتوان به‌صورت کامل دریافت که همکار مربوطه چه مراحلی را برای اجرای کار یا رسیدگی به درخواست مربوطه انجام داده است.
– استفاده از کلماتی مانند انجام شد، رفع شد، رسیدگی شد، انجام خواهد شد و مانند این‌ها تنها زمانی معتبر است که شرحی کافی و واضح در عنوان و شرح اولیه کار (تیکت) ثبت‌شده باشد.
– عبارات تک‌کلمه‌ای مانند مذاکره، ناقص یا مانند این‌ها باعث می‌شود تا در مراجعات بعدی به تاریخچه این کار، مدیر یا کارشناس مربوطه سردرگم شده و نتواند تحلیل درستی از کارهای انجام‌شده بر روی این کار انجام دهد.
– چنانچه شرح رسیدگی به صورت “محدود” یا “خصوصی” ثبت‌شود، صرفا توسط کارشناسان و مدیران فرایند یا پروژه قابل مشاهده خواهد بود و ثبت‌کننده کار به آن دسترسی نخواهد داشت. سطح دسترسی به این مورد از طریق مدیریت پیکربندی قابل تغییر خواهد بود.
– زمان انجام کار برابر زمانی است که همکار برای انجام کار ارجاع‌شده یا رسیدگی به موضوع صرف کرده است. این زمان به صورت ساعت و دقیقه ثبت می‌شود. برای مثال اگر یک تلفن ۱۰ دقیقه یا امضاء یک نامه ۱ دقیقه زمان می‌برد، می‌توانید همین زمان را برای شرح رسیدگی درج نمایید. در مواردی که کار را مستقیم به همکار دیگری ارجاع می‌دهید، نیازی به درج زمان انجام کار یا شرح رسیدگی نیست.
– چنانچه کارهای تکراری را پشت سرهم انجام می‌دهید (مثل حضور در جلسات) می‌توانید آن‌ها را در قالب یک شرح رسیدگی یا به صورت جداگانه ثبت نمایید. پیشنهاد می‌شود در این موارد با دفتر مدیریت پروژه مشورت نمایید.
– این شرح بایستی بلافاصله پس از انجام کار ثبت شود تا بتوان زمان‌های مربوط به انجام هر نوع کار را به‌درستی تحلیل نمود. چنانچه این شرح پیش از انجام کار ثبت شود، طول مدت انجام کار با زمان ثبت همخوانی نخواهد داشت و باعث کسر امتیاز و خطای اطلاعاتی در تحلیل عملکرد فرد خواهد گردید. مثلاً همکار مربوطه ساعت ۷ صبح کار خود را آغاز نموده و رسیدگی به این کار ۳ ساعت زمان برده است. اما شرح مربوطه در ساعت ۹:۳۰ صبح یعنی پیش از اتمام رسیدگی ثبت‌شده است. چنانچه این زمان با تأخیر زیاد ثبت شود، با کارهای بعدی که همکار مربوطه انجام داده تداخل یافته و به صورتی دیگر باعث ایجاد خطای اطلاعات خواهد شد.
– برای کارهای مشابه (مثلا پاسخگویی به مشترکین در یک موضوع مشخص)، بایستی اول وقت هر روز یک کار جدید ثبت‌شده و تا آخر وقت صرفا شرح رسیدگی را برای آن کار ثبت نمود. در واقع لازم است از ثبت کارهای متعدد و مشابه در یک روز و توسط یک کارشناس پرهیز شود.
متون پیش‌فرض:
با توجه به اینکه معمولا شرح و زمان رسیدگی در بعضی از انواع فرایندها تکراری است، امکان درج متونی به عنوان “متون پیش‌فرض” در پیرنگ درنظر گرفته شده است که مدیر پروژه می‌تواند در فرم مدیریت پروژه متن و زمان مربوطه را تعریف نموده و یک عنوان کوتاه را برای آن درنظر گیرد. در اینصورت در زمان ثبت شرح رسیدگی یا درج شرح در کار جدید، این متون به صورت دکمه‌هایی در کنار متن شرح عملکرد قابل مشاهده بوده و کاربر می‌تواند با فشردن هر دکمه متن و زمان را در محل خود کپی نماید. این امکان باعث می‌شود که ثبت متون صحیح و از پیش طراحی شده به سادگی صورت پذیرفته و در زمان ثبت عملکرد کاربران صرفه‌جویی قابل توجهی صورت پذیرد. همچنین برای طراحی فرم‌های استاندارد (مثل فرم درخواست مرخصی، درخواست مساعده و مانند آن) می‌توان از این امکان استفاده نموده و فرم مربوطه را به عنوان یک متن پیش‌فرض در نرم‌افزار درج نمود تا کاربران بتوانند در زمان ثبت کار یا عملکرد از آن استفاده نمایند.
برچسب (tag):
در طول کار در پروژه‌ها یا فرایندهای مختلف کاربران بنا به سطح دسترسی تعیین‌شده برای ایشان، می‌توانند کارهای خاصی را با نشان(های) خاصی از دیگر کارها متمایز نمایند. به این نشان خاص برچسب گفته می‌شود و چنانچه کاربری به چند کار یا فعالیت در یک یا چند پروژه برچسب خاصی را منتسب کرده باشد، می‌تواند با جستجوی آن برچسب، به کارهای موردنظر دسترسی یابد.
ارتباط کارها (issue relation):
چنانچه برای انجام یک کار زمان‌بر و بزرگ، کار موردنظر به چند کار کوچک‌تر تقسیم شود، آن کارها را به‌صورت فرزند به کار اصلی ارتباط می‌دهیم. مثلاً در نظر بگیرید در یک پروژه تولید راهنمای کاربری کاری است که زمان زیادی را طلب می‌کند و خود متشکل از زیرفعالیت‌هایی ازجمله تولید راهنمای کاربری برای ماژول‌های مختلف خواهد بود. لذا در ابتدا آن کارها تعریف‌شده و سپس بین آن‌ها و کار تولید راهنمای کاربری ارتباط پدر و فرزندی برقرار می‌شود.
چنانچه دو یا چند کار صرفاً مرتبط با یکدیگر باشند، می‌توان ارتباط هم‌سطح (ارتباط ساده) بین آن فعالیت‌ها برقرار نمود. مثلاً رفع خطای ماژول محاسبه کارکرد می‌تواند با تولید ماژول محاسبه کارکرد مرتبط باشد. در این صورت هرگاه کاربر فعالیت خاصی را مشاهده نماید، می‌تواند در صورت نیاز فعالیت‌های مرتبط آن را نیز رصد نماید.
گروه کار (category):
معمولاً کارهای مطرح در فرایندها و پروژه‌ها در انواع محدود و مشخصی قابل دسته‌بندی هستند. از سوی دیگر کارشناسان و اعضاء تیم‌ها که قرار است کارهای یک فرایند یا پروژه را انجام دهند، معمولاً کارها را برحسب دسته‌بندی آن به انجام می‌رسانند. برای مثال کارهای قابل طرح در فرایند پشتیبانی کاربران نرم‌افزار پیرنگ را می‌توان به چند گروه ازجمله مشکلات ورود به نرم‌افزار، مشکلات ارسال پست الکترونیکی، مشکلات سرویس‌دهنده نرم‌افزار یا بانک اطلاعاتی و گروه‌هایی ازاین‌دست تقسیم‌بندی نمود که معمولاً برای هر یک از این دسته‌ها، کارشناس مشخصی مسئولیت رسیدگی را بر عهده خواهد گرفت. به همین خاطر، معمولاً کارهای یک فرایند یا پروژه را به ۵ یا ۶ گروه تقسیم گردیده و برای هر گروه یکی از کارشناسان به‌عنوان مسئول رسیدگی تعیین می‌شود. در نرم‌افزار پیرنگ این امکان وجود دارد که با تعیین مسئول رسیدگی به آن گروه از کارها، هر کار هم‌زمان با ثبت در آن گروه، به مسئول مربوطه ارجاع شده و درنتیجه زمان ثبت تا ارجاع صفر شود.
نام‌گذاری پروژه/فرایند/کار:
از نکات بسیار مهم در استفاده از نرم‌افزار پیرنگ نام‌گذاری کار، پروژه یا فرایند است. نام یک کار بایستی از دو بخش اصلی زیر تشکیل‌شده باشد: فعل + قلم. فعل شامل مواردی همچون طراحی، تحلیل، ساخت، توسعه، آزمون و مواردی ازاین‌دست است و قلم محصول یا فراورده‌ای است که در اثر اجرای آن کار ساخته یا انجام می‌شود. مثل بانک اطلاعاتی. لذا در فعالیت طراحی بانک اطلاعاتی، طراحی فعل کار بوده و بانک اطلاعاتی قلم یا فراورده آن به شمار می‌رود. دقیقاً همین روش نام‌گذاری بایستی برای پروژه یا فرایند نیز به کار رود و چنانچه نام یک پروژه اتوماسیون اداری باشد، به دلیل اینکه فعلی برای آن به کار نرفته صحیح نبوده و بایستی مثلاً طراحی سامانه اتوماسیون اداری یا توسعه نرم‌افزار اتوماسیون اداری را به‌جای آن به کاربریم. برای سهولت در نام‌گذاری کارهای پروژه‌ها و برآورد زمانی آن کارها می‌توانید از فایل excel پیشنهادی در کلیشه پیشنهادی برای برنامه‌ریزی پروژه در سایت Saebi.ir بخش تالیفات استفاده نمایید.
وضعیت کار (status):
هر کار در دوره حیات (life time) خود چند وضعیت اصلی دارد که به شرح زیر قابل نام‌گذاری است:
کار جدید (new): کاری است که صرفاً تعریف شده و هنوز کارشناس یا کارمندی انجام آن را بر عهده نگرفته است. با توجه به تعاریف انجام‌شده، برای کاری که در پروژه تعریف می‌شود، شایسته است زمان انجام کار برآورد گردد، اما در فرایند چنین قیدی وجود نخواهد داشت.
کار ارجاع شده (assigned): برای آن‌که کارشناس پروژه یا فرایند کاری را انجام دهد، لازم است آن کار به وی ارجاع شود. در این حالت مسئولیت انجام آن فعالیت تا زمان ارجاع به کارشناس دیگر یا انجام کار، بر عهده وی خواهد بود. طبیعی است کار مربوطه می‌تواند از کارشناسی به کارشناس دیگر ارجاع شده و مراحل مختلف رسیدگی آن طی شود. این مراحل از طریق نمودار شبکه همکاری مشترک در بخش آمار موضوعی نرم‌افزار پیرنگ قابل‌مشاهده و تحلیل خواهد بود.
کار انجام‌شده (resolved): این وضعیت برای کارهایی که نیاز به بررسی و تائید مدیریتی یا هرگونه بررسی پس از انجام دارند، درنظرگرفته شده است. به‌این‌ترتیب که کارشناس پس‌ازاینکه کار را انجام داد و قبل از اینکه کار پایان یابد، وضعیت کار را انجام‌شده اعلام نموده و جهت بررسی به مدیر یا کارشناس مربوطه ارجاع می‌دهد. چنانچه مدیر یا کارشناس بررسی کیفیت کار، (مثل کارشناس کنترل کیفی یا تضمین کیفیت) کار انجام‌شده را بررسی نماید و آن کار ازنظر وی نهایی نباشد، کار را به کارشناس مجری فعالیت بازخواهد گرداند. در این وضعیت کار هنوز از چرخه رسیدگی خارج نشده و می‌تواند مجدداً به کارشناسان پروژه یا فعالیت جهت رسیدگی ارجاع گردد.
کار پایان‌یافته (done/closed): اگر تمامی مراحل کار انجام‌شده باشد، پایان رسیدگی به آن کار یا فعالیت اعلام‌شده و وضعیت کار به حالت پایان‌یافته تغییر می‌یابد. در این حالت کار از چرخه رسیدگی خارج خواهد شد.
وضعیت بازخورد (Feedback): اگر کاری که قبلاً پایان‌یافته بوده نیاز به رسیدگی مجدد داشته باشد، کارشناس، ثبت‌کننده کار یا مدیر پروژه یا فرایند، با ذکر دلیل، مجدداً آن را باز کرده و در چرخه رسیدگی قرار می‌دهد. در این حالت، کار مشابه یک کار جدید در پروژه یا فرایند درنظرگرفته‌شده و برای رسیدگی مجدد قابل ارجاع به کارشناسان خواهد بود.
کار منتظر پاسخ (waiting): این وضعیت مشابه وضعیت ارجاع شده است با این تفاوت که ارجاع دهنده منتظر پاسخی از سوی ارجاع گیرنده خواهد بود. مثلاً درنظربگیرید ثبت‌کننده‌ای یک درخواست را ثبت نموده و آن کار برای رسیدگی به کارشناس ارجاع شده است؛ اما کارشناس برای رسیدگی نیاز به اطلاعات تکمیلی دارد. در این حالت کار را به ثبت‌کننده بازگردانده و وضعیت آن را در حالت منتظر پاسخ قرارمی‌دهد تا پس از تکمیل اطلاعات توسط ثبت‌کننده مجدداً بتوان به آن رسیدگی نمود.
تیم (team):
عبارت از مجموعه مدیران و کارشناسانی است که فعالیت‌های یک پروژه یا فرایند را انجام می‌دهند. مثل تیم توسعه سامانه نرم‌افزاری پیرنگ یا تیم پشتیبانی شبکه و زیرساخت.
نقش کاربری (user role):
معمولاً ۴ نقش اصلی زیر برای همکاری در پروژه‌ها یا فرایندها در نظر گرفته می‌شود:
ثبت‌کننده (reporter): این نقش کار یا موضوع مربوط به خود را صرفاً ثبت می‌کند و هیچ دخالتی در فرایند رسیدگی ندارد. ویژگی این نقش آنستکه امور ثبت‌شده از سوی وی، صرفاً به خود او یا واحدی که او در آن مشغول به کار است، مربوط بوده و ارتباطی به سایر بخش‌های پروژه یا فعالیت یا سازمان ندارد. مثلاً اگر کاربری هنگام کار با نرم‌افزار با خطای کاربری مواجه شد، این خطا را در فعالیت پشتیبانی کاربران نرم‌افزار پیرنگ ثبت می‌کند. این نقش می‌تواند مراحل رسیدگی به کاری که ثبت کرده است را مشاهده نموده و از میزان پیشرفت یا تأخیر در کار خود مطلع شود.
کارشناس (developer/expert): نقش کارشناس یکی از اعضاء تیم فرایند یا پروژه است که وظیفه ثبت، دریافت و رسیدگی به کارهای ثبت‌شده را بر اساس رویه‌های تدوین‌شده در سازمان یا تیم دارد. ممکن است کارها برای رسیدگی در بخش‌های مختلف به کارشناسان آن فرایند یا پروژه در بخش‌های دیگر ارجاع داده شوند. در پروژه‌ها نیز با توجه به اینکه کارها پیش‌تر تعریف و برآورد زمانی شده‌اند، کارشناسان در ابتدای هر دوره زمانی (sprint) کارهای برنامه‌ریزی‌شده را به خود ارجاع داده و در پایان هر بخش یا روز کاری، گزارش کار انجام‌شده بر روی موضوع موردنظر را به همراه ساعت کاری مربوطه ثبت می‌نمایند.
مدیر (manager): نقش مدیر به‌عنوان هماهنگ‌کننده تیم، مسئولیت اجرای موفّق فرایند یا پروژه را بر عهده دارد. این نقش به گزارش‌های متنوعی دسترسی دارد که می‌توانند وی را از وضعیت پیشبرد پروژه یا اجرای فرایند آگاه سازند. مدیر فرایند یا پروژه بر اساس گزارش‌هایی که از نرم‌افزار پیرنگ دریافت می‌کند، نسبت به تخصیص کارشناسان به فعالیت‌های مختلف یا هماهنگی با ایشان برای نحوه ادامه کار پروژه یا فرایند تصمیم می‌گیرد.
ناظر (overseer): هر کاربر می‌تواند به‌عنوان ناظر یک کار منصوب شود. کاربر در این نقش، از کلیه تغییرات و وقایعی که برای آن کار یا فعالیت مشخص رخ می‌دهد اطلاع یافته و در صورت نیاز می‌تواند نسبت به آن از طریق پیگیری با مدیر یا کارشناسان مربوطه واکنش نشان دهد. این نقش زمانی به کار گرفته می‌شود که یک کار یا فعالیت خاص، از حساسیت بالایی برخوردار بوده و یکی از مدیران یا کارشناسان مسئول که الزاماً عضو فرایند یا پروژه نیست و ممکن است در بخش دیگری از سازمان مشغول به کار باشد، قصد نظارت بر روند پیشبرد آن کار را دارد.
تاریخچه رسیدگی (history):
در طول رسیدگی به هر کار یا فعالیت، وقایع گوناگونی برای آن واقع می‌شوند. ازجمله ثبت، ارجاع، ارجاع مجدد، مشاهده، رسیدگی، پایان یافتن و مواردی ازاین‌دست. به اطلاعات مربوط به فهرست این وقایع همراه با عامل و زمان وقوع آن، تاریخچه رسیدگی به کار یا فعالیت گویند. یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار پیرنگ آنستکه همه وقایع مربوط به یک کار یا فعالیت را نگهداری نموده و این اطلاعات همواره در بخش انتهایی صفحه مشاهده کار، در دسترس هستند.
چنانچه در کاربری پیرنگ با واژه، عبارت یا مفهومی مواجه شدید که نیاز به توضیح در این بخش داشت، لطفاً مراتب را با پشتیبانی پیرنگ به آدرس support [at] peirang [dot] net در میان بگذارید.