همکاری تیمی با پیرنگ بسیار ساده است: لیست کارهای مورد نظر را تعریف نموده، کارها را به همکاران ارجاع دهید و پیشرفت کار را مدیریت نمایید.
امروزه همکاری تیمی جزء لاینفک کار در سازمان‌ها و شرکت‌ها بوده و در عین حال معمولا بعضی آسیب‌ها (از جمله موارد زیر) به صورتی شایع در این همکاری خودنمایی می‌کنند:
- تمرکز بر روند انجام کار به جای تمرکز بر نتیجه و پایان کار
- تخصیص کار به همکاران بیش از حد توان واقعی تیم
- تخصیص چند کار یا مسئولیت بصورت همزمان به اعضاء تیم
- عدم آگاهی مدیران از توان واقعی انجام کار تیمی
- عدم وجود تاریخچه رسیدگی هریک از اعضاء به کارها و در نتیجه انجام موازی امور در تیم
- عدم قابلیت ردّگیری دقیق میزان کار انجام شده از سوی مدیران
- عدم آگاهی دقیق مدیر یا هماهنگ‌کننده تیم از مشکلات موجود در انجام امور و در نتیجه طولانی شدن مراحل انجام کار
- عدم آگاهی اعضاء تیم از امور ارجاعی به دیگر اعضاء و در نتیجه وجود فشار روانی در اثر احساس وجود تراکم کاری زیاد
- عدم وجود موازنه در توزیع و ارجاع کار بین اعضاء تیم و در نتیجه عدم رعایت عدالت کاری در همکاری تیمی
همانطور که در راس لیست بالا نیز اشاره شد، اگر مدیران تمرکز خود را بر نتایج پروژه‌ها و فرایندها بگذارند نتیجه همکاری تیمی با دقت بالاتری قابل ارزیابی بوده و طبیعتا تیم پس از اخذ نتایج مشخص خود احساس بهتری نسبت به کار تیمی خواهد داشت. به همین منظور تاکید پیرنگ در مدیریت همکاری تیمی بر ارزیابی میزان خروجی همکاری و نسبت تاثیر هریک از اعضاء تیم در تامین این خروجی است و نمودارها و گزارشات مدیریتی ضمن اینکه برای ارزیابی کارکرد فردی اعضاء تیم اطلاعات ارزشمندی را ارائه می‌دهند، برای ارزیابی نتایج همکاری تیمی ایشان طراحی شده است.
به نظر می‌رسد چنانچه مدیران و اعضاء تیم‌ها از یک بستر یکپارچه در اجرا و مدیریت کار تیمی استفاده نمایند، قابلیت آگاهی دقیق از روند انجام کار برای ایشان فراهم آمده و در نتیجه از توان واقعی انجام کار تیمی مطلع خواهد شد و به صورت طبیعی به همان اندازه نزد مشتریان یا مخاطبین سازمان تعهد خواهند پذیرفت. این موضوع در میان مدت و بلند مدت منجر به تثبیت و رشد توان کار تیمی نزد اعضاء تیم خواهد شد. لذا همواره یکی از دغدغه‌های اصلی در طراحی گزارشات پیرنگ، ارائه گزارشات موثر در آگاه‌سازی مدیران از روند انجام و توزیع کار بین همکاران بوده است. از سوی دیگر سعی شده تا همکاران تیم کمترین زمان ممکنه را برای ثبت کارکرد روزانه خود در نرم‌افزار پیرنگ صرف نمایند. لذا ویژگی اصلی همکاری تیمی با پیرنگ را می‌توان سادگی مدیریت همکاری تیمی (team work) و صرف زمان بسیار کم از سوی اعضاء و مدیران تیم برای انجام و مدیریت کار تیمی برشمرد. همچنین وجود نمودارها و گزارشات متعدّد برای آگاهی مدیران از روند تخصیص کار به همکاران و مدیریت پیشرفت کار باعث می‌شود تا توزیع کار بین اعضاء تیم بصورتی منطقی و متناسب به توان تیم انجام پذیرد. وجود این گزارشات برای آگاهی مدیران از توان واقعی تیم ضروری است و باعث می‌شود تا محدودیت‌های زمانی یا شرائط سازمانی تاثیر کمتری بر توزیع نامتعادل کار بین اعضاء تیم داشته باشند. برای مثال یک روند معمولی همکاری تیمی به شرح زیر را در نظر بگیرید:
- برای مدیریت همکاری تیمی یک دوره زمانی در نظر گرفته می‌شود. (مثلا هفتگی)
- کارهای مورد نظر برای تیم را تعریف و در پیرنگ ثبت می‌شود. (تک تک یا از طریق ثبت در نرم‌افزار Excel و سپس import در پیرنگ) (وضعیت جدید)
- کارهای مربوط به هر یک از اعضاء تیم را در ابتدای دوره زمانی به ایشان ارجاع داده شده و موعد مقرر برای انجام هر کار تعیین می‌گردد. (وضعیت ارجاع شده یا در دست اقدام)
- در طول دوره زمانی (در صورت نیاز) اعضاء تیم می‌توانند بخش مربوط به خود را انجام داده (وضعیت انجام شده) و پس از ثبت شرح کار انجام شده، کار را به دیگر اعضاء تیم ارجاع داده ویا خاتمه کار را اعلام می‌نماید. (وضعیت پایان یافته)
- در پایان دوره زمانی میزان پیشرفت کار را بر اساس برنامه‌ریزی انجام شده بررسی گردیده و نتیجه هر کار توسط مالک محصول، ناظر یا مدیر مربوطه تحویل گرفته شده و قسمت بعدی کار برای دوره زمانی بعدی برنامه‌ریزی می‌گردد. (جلسه تحویل محصول)
- مدیر یا هماهنگ‌کننده تیم نظرات اعضاء تیم را برای بهبود روش کار در دوره بعد جویا شده و از این نظرات در نحوه تخصیص یا مدیریت کار در دوره بعد استفاده می‌نماید. (جلسه بررسی و بهبود روش انجام کار)
در این مثال، مدیر یا هماهنگ کننده تیم می‌تواند از طریق نرم‌افزار پیرنگ به گزارشات زیر (در موضوع همکاری تیمی با پیرنگ) دسترسی داشته باشد:
» نمودار روند انجام کار (زمانی / تعدادی): که نمایش‌دهنده روند انجام کار در بازه‌های زمانی معین توسط هریک از همکاران می‌باشد. این گزارش مدیر را قادر می‌سازد تا از میزان صرف وقت هریک از همکاران برای هریک از کارها مطلع گردد.
» نمودار میزان کار در دست اقدام (به تفکیک همکار): این نمودار نمایش‌دهنده حجم کار جاری هر یک از همکاران است و طبیعی است که اگر تعداد آن زیاد باشد، عملا تمرکز فرد را بر هم زده و اجازه تمرکز به وی نخواهد داد. لذا مدیران معمولا با تحلیل اطلاعات این نمودار تلاش می‌کنند هر یک از همکاران کار مشخصی را دریافت نموده و تمام تمرکز خود را بر روی اجرا و اتمام آن بگذارند.
» نمودار میزان کار انجام شده (به تفکیک همکار): این نمودار میزان کار انجام شده توسط هر یک از همکاران و سهم وی نسبت به دیگر اعضاء تیم را نمایش می‌دهد.
» نمودار جمع زمان کارکرد همکاران: از طریق این نمودار، مدیران می‌توانند به توزیع زمان انجام امور بین اعضاء تیم دست یابند.
» نمودار نرخ بازخورد کارهای ارجاعی: کارهایی که همکار مربوطه آن را انجام شده اعلام نموده اما به هر دلیلی از سوی ناظر یا مدیر تیم تائید نشده و به کارشناس بازخورد گردیده است.
» نمودار متوسط زمان انجام کار همکاران: برای آگاهی مدیر یا هماهنگ کننده تیم از حداقل، حداکثر و میانگین مدت زمان صرف‌شده از سوی هریک از همکاران برای هر کار.
» نمودار متوسط زمان انجام کار روزانه همکاران: برای آگاهی مدیر یا هماهنگ کننده تیم از حداقل، حداکثر و میانگین مدت زمان صرف‌شده روزانه از سوی هریک از همکاران در کارهای مختلف.
» نمودار روند تغییرات میانگین زمان کار روزانه: این گزارش از آن جهت دارای اهمیت است که مدیران می‌توانند کاهش میانگین زمان صرف شده برای هر پروژه را مشاهده نموده و با رفع علل کاهش زمان یا انجام هماهنگی‌های لازمه، امکان افزایش میانگین زمان تخصیص داده شده به پروژه یا فرایند از سوی تیم را فراهم آورند.
» نمودار توزیع تعداد و زمان انجام کار به تفکیک گروه و همکاران: که نمایش‌دهنده میزان زمان صرف شده از سوی هریک از همکاران در هر نوع کار می‌باشد. برای مثال همکاری که قرار است در بخش برنامه‌سازی نرم‌افزار فعالیت نماید، ممکن است به دلیل اینکه از سوی دیگر همکاران مورد پرسش واقع می‌شود، نتواند تمرکز کافی را برای انجام کار پیدا نموده و در نتیجه راندمان مورد نظر را ارائه ندهد. در این گزارش میزان زمان صرف شده از سوی هر یک از همکاران نسبت به نوع کار بصورت تعدادی و درصدی قابل مشاهده و تحلیل خواهد بود.
» نمودار توزیع هزینه (به تفکیک همکار / به تفکیک گروه کاری): این گزارش از جمله گزارش‌های بسیار کلیدی در همکاری تیمی با پیرنگ و جزء مزایای اصلی رقابتی پیرنگ با دیگر ابزارهای مشابه به شمار می‌آید. در این گزارش قیمت تمام شده کار انجام شده بصورت تقریبی به تفکیک هریک از همکاران و یا هر نوع کار (گروه کاری) ارائه می‌گردد. به نظر می‌رسد چنانچه مدیران در زمان توزیع کار بین اعضاء تیم به قیمت تمام‌شده آن توجه داشته باشند، خواهند توانست استراتژی‌های بهتری برای توزیع کار نزد همکاران را درپیش‌گرفته و در نتیجه قیمت تمام شده کل فرایند یا پروژه را کاهش دهند. این گزارش در حال حاضر کمک شایان توجهی به بهره‌برداران پیرنگ نموده و باعث کاهش قابل تامل هزینه اجرای فرایندها (در یک نمونه تا ۴۰% کاهش) گردیده است.
» گراف شبکه همکاری مشترک: این گزارش که در نوع خود در سامانه‌های عملیاتی منحصر به فرد به شمار می‌رود، نمایانگر میزان همکاری مشترک اعضاء تیم با یکدیگر بوده و مدیران می‌توانند از طریق آن به گردش کار بین اعضاء تیم پی‌ببرند. در واقع در این گزارش بجای آنکه تاکید بر کارکرد هریک از همکاران باشد، تاکید بر میزان تعاملات ایشان و شاخص‌های نظیر میزان کار دریافتی، میزان کار ارجاع شده به دیگران، اهمیت هر فرد در شبکه همکاری و مواردی از این دست می‌باشد.
» نمودار تاثیر نسبی همکاران در پروژه/فرایند: معمولا طبیعت کاری هریک از همکاران در فرایندهای مختلف متفاوت است. برای مثال یک کاربر پشتیبانی ممکن است در یک روز به ۱۰۰ موضوع کاری رسیدگی کند و میانگین زمان رسیدگی به هر کار ۲ دقیقه باشد، اما یک برنامه‌نویس در طول روز دو کار انجام دهد که هریک ۳ ساعت به طول می‌انجامند. این گزارش با درنظر گرفتن پارامترهایی از این دست، تاثیر نسبی هریک از همکاران در همکاری تیمی را برآورد و از طریق یک نمودار به نمایش می‌گذارد.
همانطور که از توضیحات گزارشات برداشت می‌شود، مدیر یا هماهنگ‌کننده تیم با مشاهده این گزارشات می‌تواند چند مقدار و شاخص مهم را در مورد تیم دریابد که آز آن جمله می‌توان بصورت مختصر به موارد زیر اشاره نمود:
- توان واقعی تیم برای انجام هر یک از انواع کار چقدر است؟ آگاهی از این توان باعث می‌شود که برآوردهای بعدی انحراف کمتری از واقعیت داشته باشند.
- (در مدیریت پروژه‌ها) دقیقا چه میزان کار تا پایان پروژه باقی‌مانده و تخمین زمانی انجام آن‌ها چقدر است؟
- تیم چقدر از زمان خود را بصورت واقعی صرف انجام کار می‌نمایند؟ و سایر زمان‌های از دست رفته صرف انجام چه اموری می‌گردد؟
- (در مدیریت فرایند) چه بخش‌هایی از فرایند زمان‌برتر بوده و نیاز به بهینه‌سازی دارند؟
همچنین پاسخ به سوالاتی مانند آنچه در ابتدای این مطلب بیان شد نیز از جمله دستاوردهای ارزشمند همکاری تیمی با پیرنگ به شمار می‌آید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم‌افزار پیرنگ لطفا مطالب زیر را مطالعه فرمایید.
- مطلب “مقایسه پیرنگ با دیگر ابزارها“، برای آگاهی از ویژگی‌های نرم‌افزار پیرنگ نسبت به دیگر نرم‌افزارهای مشابه در این حوزه ( Help desk یا Service desk ).
- بخش “خرید پیرنگ” برای ثبت سفارش خرید پیرنگ.
- بخش “تماس با ما” برای تماس با کارشناسان مدرسه آی‌تی و کسب اطلاعات تکمیلی در خصوص نرم‌افزار پیرنگ.