پیرنگ چیست؟

پیرنگ نرم‌افزاری است برای مدیریت پروژه و ارجاع کار که بصورتی بسیار ساده، سبک و حرفه‌ای عمل می‌کند. 4-Box-4Webاین نرم‌افزار نسخه فارسی و بومی‌سازی شده‌ای از نرم‌افزار متن باز Mantis Bug Tracker است که ضمن فارسی‌سازی در مدرسه فنّاوری اطلاعات، امکاناتی نظیر تقویم شمسی و گزارشات عملیاتی و نمودارهای متنوعی به آن افزوده شده و خطاهای بسیاری از نسخه متن باز اولیه آن رفع شده است. (برای مشاهده امکانات و ویژگی‌های پیرنگ اینجا کلیک کنید.). پیرنگ را می‌توان به عنوان ابزاری برای مدیریت پروژه، پشتیبانی مشتریان و یا مدیریت کار تیمی بکارگرفت. لطفا برای اطلاع از جزئیات هر یک از این کاربردها روی لینک‌های زیر کلیک کنید:

امکانات و ویژگی‌های پیرنگ :: نیازمندی‌های پایه برای اجرای پیرنگ

مدیریت پروژه با پیرنگ :: پشتیبانی مشتریان با پیرنگ

مدیریت کار تیمی با پیرنگ :: مقایسه پیرنگ با ابزارهای مشابه

ویژگی‌های پیرنگ را می‌توان به بصورت کلی به چند دسته تقسیم نمود:

الف) مدیریت پروژه: از طریق تعریف و دسته‌بندی امور کاری همکاران در قالب پروژه‌های مختلف بصورتی که ابتدا و انتهای آن پروژه مشخص بوده و دارای وضعیت‌هایی نظیر فعال/غیرفعال و یا در حال توسعه/پایان یافته/ارائه شده و دیگر موارد است.

ب) مدیریت همکاری تیمی: از طریق تعریف و ارجاع کار بین اعضاء‌ یک تیم، شرکت یا سازمان.

ج) مدیریت اجرای کار: از طریق تعیین وضعیت‌های مشخصی برای کار مانند کارهای جدید، کارهای ارجاع شده (که به فلان تیم یا همکار ارجاع شده اما هنوز در دست اقدام قرارنگرفته است)، در دست اقدام (کارهایی که در حال حاضر تیم یا یکی از همکاران در حال اجرای آنست)، انجام شده (کارهایی که از نظر کارشناس انجام شده اما هنوز مدیر سازمان/شرکت یا تیم پایان آن را تائید نکرده است)، پایان یافته (کارهایی که مدیر پایان آن را تائید کرده است)، باز شده (کاری که کارشناس پایان رسیدگی به آن را اعلام نموده اما از نظر مدیر یا مشتری هنوز بصورت کامل انجام نشده است) و تعلیق شده (کارهایی که به خارج از تیم یا سازمان مربوط بوده و همکار تیم، شرکت یا سازمان منتظر دریافت نتیجه کار از منابعی بیرون از مجموعه می‌باشد).

د) هماهنگی و مدیریت ریسک: که از طریق مشاهده و بازبینی گزارشات آماری حاصل از رسیدگی به امور انجام می‌پذیرد. برای مثال وضعیت کاری که بیش از زمان تعیین شده به طول انجامیده یا ارجاعات زیادی بین افراد خورده است، از طریق گزارشات آماری پیرنگ توسط مدیر واحد مشاهده شده و دلائل آن تاخیرات بررسی و رفع می‌شود. این دلائل معمولا بعنوان ریسک‌های انجام کار در تیم، شرکت یا سازمان شناسایی شده و مورد مطالعه قرار میگیرند تا رویه‌ای مناسب برای مواجهه با آنها در شرکت یا سازمان در نظر گرفته شود. با این رویکرد برخی از امکانات و ویژگی‌های پیرنگ را می‌توان به شرح زیر ذکر نمود.

 

امکانات و ویژگی‌های پیرنگ

● نسخه ۱ (تاریخ انتشار: اردیبهشت ۱۳۹۱)

– تقویم شمسی برای تمامی تاریخ‌های مورد استفاده در نرم‌افزار
– کاملا فارسی (راست به چپ) در تمامی صفحات
– نصب و راه‌اندازی ساده و سریع (تحت محیط PHP و MySql) (برای اطلاعات بیشتر به نیازمندی‌های اجرا مراجعه فرمایید)
– تحت محیط وب و بسیار سبک (قابلیت استفاده حتی با سرعت ارتباطی در حد ۱۲۸k مانند مودم GPRS و اینترنت فعال روی تلفن همراه)
– محیط کاربری و مدیریت کاملا فارسی با پشتیبانی از تقویم شمسی
– پشتیبانی از آیتم‌های مختلف اطلاعاتی در تعریف موضوعات کاری از جمله میزان وقوع، اولویت کار، برآورد تاریخ تحویل، شرح، اطلاعات تکمیلی، قابلیت ارسال فایل ضمیمه و …
– قابلیت تعریف تعداد نامحدودی کاربر، پروژه و کار
– قابلیت تعریف سطح دسترسی کاربران به پروژه‌ها در سطوح مختلف همچون ثبت‌کننده کار، ناظر، کارشناس (رسیدگی کننده)، مدیر پروژه، مدیر ارشد و …
– مدیریت صفحه “کارهای من” (در مدیریت پروژه اصطلاحا به این صفحه Todo list گفته می‌شود)
– پشتیبانی از ارتباط بین پروژه‌ها (پروژه، زیر پروژه، دسته‌بندی پروژه‌ها، دسته‌بندی فعالیت‌ها و خدمات و …)
– پشتیبانی از ارتباط بین فعالیت‌ها و موضوعات کاری (مثلا ایجاد ساختار سلسله مراتبی بین فعالیت‌ها بصورتی که یک فعالیت بعنوان پدر چند فعالیت تعریف شده و در صورتی قابل خاتمه دادن باشد که فعالیت‌های زیر مجموعه آن خاتمه یافته باشند.)
– وجود “گزارشات آماری” برای مدیریت بهینه کارهای ارجاعی به زیر مجموعه
– امکان استفاده از فیلدهای خاص (Custom Fields) برای اقلام اطلاعاتی که احیانا در نرم‌افزار وجود ندارد.
– قابلیت تعریف پروژه، کار، شرح و موضوعات مرتبط آنها بصورت “محدود” یا “عمومی”. (به عنوان سطح دسترسی و مشاهده برای همه کاربران پیرنگ یا فقط کاربران پروژه مورد نظر)
– قابلیت رصد کارها بر حسب اولویت تعریف شده برای کار.

● نسخه ۲ (تاریخ انتشار: شهریور ۱۳۹۲)

– قابلیت اطلاع رسانی در موضوعات مختلف از طریق پست الکترونیکی در قالب HTML یا متنی.
– قابلیت یادآوری دو روز پیش از مهلت تعیین شده برای تحویل هر کار (قابل پیکربندی)
– قابلیت تعریف برچسب برای هر کار به منظور اعمال نوعی دسته بندی یا مراجعه سریع‌تر به موضوعات کاری (مثلا برچسب طلایی، نقره‌ای و یا مواردی از این دست)
– قابلیت تعریف یک یا چند کاربر بعنوان ناظر یک کار (بدین معنی که هر تغییری که بر روی کار اعمال شود برای ناظرین ارسال خواهد شد).
– قابلیت مدیریت اخبار در صفحه اول نرم‌افزار برای اعلامیه‌ها به تفکیک یک پروژه یا بصورت عمومی.
– قابلیت رصد کارها بر حسب کارشناس یا تیمی که کار به او ارجاع شده
– قابلیت دریافت اطلاعات پروژه‌ها، کارها، اخبار، از طریق RSS.
– قابلیت مشاهده ۵ کار اخیری که کاربر جاری در حال رسیدگی به آن موارد بوده است (در عمل این مورد در سرعت دسترسی به کار مورد نظر نقش زیادی دارد).
– قابلیت دسترسی به کار مورد نظر از طریق وارد کردن شماره کار یا جستجوی بخشی از نام آن.
– قابلیت اعمال تغییرات گروهی بر روی کارهای یک پروژه یا کاربر (Group action) (مثلا کاربر می‌تواند با انتخاب ۳۰ عنوان کار بصورت یکجا اولویت همه را تغییر دهد و یا آنها را به کاربر خاصی ارجاع داده یا وضعیت آن‌ها را تغییر دهد).
– قابلیت الصاق فایل به پروژه (مدیریت مستندات پروژه) و یا یک موضوع کاری خاص.

● نسخه ۳ (تاریخ انتشار: دی‌ماه ۱۳۹۳)

statreport– قابلیت جستجوی آزاد متنی (Full Text Search) برای تمامی فیلدهای متنی بین تمامی پروژه‌هایی که کاربر به آن‌ها دسترسی دارد.
– افزایش امنیت دسترسی در ثبت‌نام کاربران از طریق افزودن Captcha و Email تائیدیه.
– قابلیت Reset کلمه عبور بصورت خودکار.
– قابلیت Export اطلاعات کارهای پروژه‌ها در فرمت فایل Excel یا متنی (csv) یا Word
– قابلیت تعریف ساعت کاری انجام شده بر روی یک کار همراه با شرح کار انجام شده (فرمتی بسیار ساده از Time sheet که حداکثر در مدت زمان ۱ تا ۲ دقیقه قابل تکمیل است.)
– قابلیت مشاهده نمودار پیشرفت کار در صفحه اسکرام به تفکیک وضعیت‌هایی نظیر جدید، ارجاع شده، انجام شده، بازشده (برای کارهایی که مورد تائید واقع نشده و مجددا ارجاع داده شده‌اند) و تعلیق شده.
– قابلیت امتیازدهی کارها بر اساس طول مدت اجرا، تعداد مرتبه رسیدگی به کار، فاصله از زمان تعریف و …
– قابلیت رصد زمان‌برترین کارها.
– قابلیت رصد مطرح‌ترین موضوعات کاری.

● نسخه ۳٫۱ (تاریخ انتشار: اسفندماه ۱۳۹۴)

– قابلیت اخذ نمودارها و داشبوردهای متنوع در سطح مدیر پروژه یا فرایند از جمله:شبکه همکاری مشترک پیرنگ

» نمودار روند انجام کار (زمانی / تعدادی)
» نمودار توزیع کار (به تفکیک گروه)
» نمودار میزان کار در دست اقدام (به تفکیک همکار)
» نمودار میزان کار انجام شده (به تفکیک همکار)
» نمودار جمع زمان کارکرد همکاران
» نمودار نرخ بازخورد کارهای ارجاعی
» نمودار متوسط زمان انجام کار همکاران
» نمودار متوسط زمان انجام کار روزانه همکاران
» نمودار روند تغییرات میانگین زمان کار روزانه
» نمودار توزیع تعداد کار به تفکیک گروه و همکاران
» نمودار توزیع زمان کار به تفکیک گروه و همکاران
» نمودار توزیع هزینه (به تفکیک همکار / به تفکیک گروه‌ کاری)
» گراف شبکه همکاری مشترک
» نمودار تاثیر نسبی همکاران در پروژه/فرایند

– قابلیت مدیریت هزینه تمام شده پروژه بر اساس هزینه ساعت کارکرد همکاران پروژه و نرخ سرباره کلی پروژه‌های سازمان یا شرکت

● نسخه ۴ (تاریخ انتشار: آبان‌ماه ۱۳۹۵)

– قابلیت اعطاء مدال و درجه (Badge & Points) به کاربران بر اساس کارکرد ایشان (بر اساس مفاهیم بازی‌گونه‌‌سازی یا Gamification) و محاسبه امتیاز و رتبه هریک از کاربران نسبت به دیگران بر اساس امتیاز کسب شده.
– قابلیت محاسبه امتیاز و رتبه برای هر پروژه بر اساس ویژگی‌ها و نحوه پیشبرد کار در پروژه/فرایند.
– قابلیت مشاهده صفحه امتیازات (Leader board) از پروژه‌ها و همکاران تحت مدیریت برای هریک از مدیران

● نسخه ۵ (در حال توسعه …)

– قابلیت تعریف کار از طریق دریافت Email
– قابلیت دریافت کار از طریق فرم وب برای کاربران عمومی (مثلا اعلام خطا یا ثبت درخواست مشتریانی که الزاما کاربر نرم‌افزار نیستند)
– قابلیت ارتباط خودکار با Wiki برای ثبت درس آموخته‌ها توسط همکاران.
– قابلیت ارتباط با LDAP برای ورود خودکار به نرم‌افزار از طریق نام کاربری و کلمه عبور Active directory.

● نسخه ۶ (در حال برنامه‌ریزی …)

– قابلیت Chat مشتری با کاربر پشتیبانی.
– قابلیت ارتباط خودکار از طریق Web service با دیگر نرم‌افزارها مثل اتوماسیون اداری)

 

نیازمندی‌های پایه برای اجرای پیرنگ

 

infraنیازمندی‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزارهای پایه برای اجرای پیرنگ (تا ۶۰۰ کاربر و حدود ۱۰۰،۰۰۰ تیکت سالانه) را می‌توان بصورت خلاصه به شرح زیر بیان نمود.

– یک دستگاه Server با HDD: 30GB، Ram: 4GB، OS: MS Windows (7/8/2008 or up) or Linux
– دارای ارتباط با SMTP server سازمان یا شرکت برای ارسال Emailهای یادآوری و اطلاع‌رسانی
– دارای ارتباط اینرنتی برای ثبت‌نام کاربران و بهره‌برداری اینترنتی از پیرنگ
– سرویس‌دهنده PHP و MySql (مانند نرم‌افزار XAMPP یا مشابه آن)

لطفا در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، موضوع مورد نظر خود را از طریق بخش‌ پشتیبانی با همکاران مدرسه فنّاوری اطلاعات در میان بگذارید.