مدیریت پروژه با پیرنگ از فاز آماده‌سازی یعنی فاز آغازین پروژه شروع شده و تا خاتمه پروژه ادامه می‌یابد و بصورت خلاصه در پنج مرحله ادامه می‌یابد:
مرحله اول) آماده‌سازی شامل تعریف پروژه و اسناد مرتبط با آن
مرحله دوم) برنامه ریزی پروژه شامل تدوین ساختار شکست کار پروژه، تخصیص منابع، زمان‌بندی و تعیین مقاطع حساس پروژه (از نظر تحویل اجزاء محصول یا مقاطع مدیریت جریان نقدینگی مثلا تزریق بودچه به پروژه و یا سایر موضوعاتی از این دست)
مرحله سوم) اجرای پروژه شامل ارجاع کار به اعضاء تیم پروژه بر اساس برنامه ریزی انجام شده، تحویل محصولات و مدیریت این فرایند.
مرحله چهارم) کنترل و ارزیابی پیشبرد پروژه شامل کنترل پیشرفت پروژه و برآورد انحراف از برنامه یا جریان نقدینگی.
مرحله پنجم) خاتمه پروژه شامل افداماتی که برای خاتمه پروژه و تحویل محصولات انجام می‌پذیرد.
در ادامه به صورت جداگانه به هریک از این مفاهیم از دید کاربری پیرنگ خواهیم پرداخت.
مرحله اول) آماده‌سازی:
در این مرحله از طریق بخش “مدیریت » مدیریت پروژه‌ها” یک “پروژه جدید” در پیرنگ تعریف می‌شود و اسناد مرتبط با پروژه از جمله قرارداد، پیوست‌های فنی و دیگر اسناد از طریق بخش “مستندات” به پروژه مربوطه در پیرنگ الصاق می‌گردند. مثال‌هایی از این مستندات را در تصویر روبرو مشاهده می‌نمایید. 
در مرحله بعدی مدیران، کارشناسان، کارفرمایان، مالکین محصول و همه افرادی که به نحوی ذی‌نفع پروژه هستند از “لیست کاربران” پیرنگ به پروژه منتسب شده و سطح دسترسی ایشان به مستندات و اطلاعات پروژه تعیین میگردد. در این مرحله ممکن است یک پروژه به چندین زیر پروژه شکسته شود که در این صورت آن عناوین در نرم‌افزار پیرنگ بایستی بصورت “زیرپروژه” تعریف شوند. طبیعتا برای هر زیرپروژه بایستی تعاریف مربوطه بصورت مجزا انجام شود. برای مثال پروژه “طراحی و نصب شبکه LAN ساختمان ۱۲۱” را در حوزه فناوری اطلاعات در نظر بگیرید. این پروژه به زیر پروژه‌هایی همچون “طراحی شبکه ساختمان ۱۲۱″، “تامین و خرید تجهیزات شبکه LAN ساختمان ۱۲۱” و “نصب و راه‌اندازی شبکه LAN ساختمان ۱۲۱” شکسته می‌شود که هرکدام از این زیرپروژه توسط یکی از بخش‌های سازمان یا شرکت انجام خواهد پذیرفت. مثلا زیرپروژه طراحی توسط شرکت مشاور، زیر پروژه تامین تجهیزات توسط واحد تدارکات (از معاونت اداری و مالی) و نصب و راه‌اندازی توسط همکاران واحد شبکه سازمان انجام می‌شوند. همانطور که مشاهده می‌شود، تمامی مستندات و فعالیتهای مرحله آماده‌سازی بایستی برای هر زیرپروژه بصورت مجزا طراحی گردیده و در بخش “مستندات” پیرنگ بارگذاری گردد. یکی از مزیت‌های پیرنگ در این موضوع، قابلیت نگهداری و مدیریت اسناد مختلف پروژه و نسخ مختلف هریک از اسناد است که طبیعتا در تمامی بخش‌های پروژه بایستی بصورتی متمرکز در دسترس کارشناسان و اعضاء تیم پروژه باشند.
مرحله دوم) برنامه‌ریزی:
مرحله برنامه‌ریزی را شاید بتوان مهم‌ترین مرحله در مدیریت پروژه دانست. در این مرحله فعالیتهای پروژه بر اساس تکنیک‌های معمول در برنامه‌ریزی پروژه استخراج شده و اولویت‌بندی می‌شوند. مثلا پروژه به فازهای تحلیل، طراحی، ساخت، نصب و آزمون شکسته شده و برای هر فاز برنامه‌ریزی فعالیت‌ها بر اساس محصولات پروژه انجام می‌پذیرد. حال این فعالیت‌ها بعنوان “کار جدید” همراه با جزئیات زمان‌بندی و توضیحات خاص هر فعالیت در پیرنگ تعریف شده و به مدیران تیم‌های پروژه و یا مستقیم به کارشناسان مربوطه “ارجاع” داده می‌شوند (در این مرحله اصطلاحا ToDo List کارشناسان و اعضاء تیم پروژه ایجاد می‌شود). 
در این مرحله برنامه‌ریز پروژه می‌تواند کارها را در پیرنگ در چند سطح بصورتی تعریف کند که چند “کار” زیرمجموعه یک کار قرارگیرند و در نتیجه تا زمانی که وضعیت همه آن کارهای زیرمجموعه به وضعیت “پایان یافته” تغییر نیابد، امکان اعلام پایان کار اصلی (لایه بالاتر) نخواهد بود.
در این مرحله کارها برای مدیر هر تیم و یا هر یک از کارشناسان در وضعیت “ارجاع‌شده” هستند. طبیعتا چنانچه “کار جدید” تعریف شده به مدیر یا اعضاء تیم ارجاع نشود همچنان در وضعیت “جدید” باقی خواهدماند. یکی از فعالیتهای اصلی در این مرحله شناسایی و مدیریت ریسک‌ها و مخاطراتی است که باعث ایجاد اختلال در پیشبرد پروژه میگردد. برای این کار مدیر پروژه یا همکاران وی در تیم مدیریت ریسک، این مخاطرات را شناسایی و ارزیابی نموده و برای مواجهه مناسب با آن موارد تدابیر لازم را می‌اندیشند. طبیعی است که این تدابیر ممکن است روند عادی پیشبرد پروژه را دچار تغییر نمایند. همچنین برنامه‌های مالی (شامل برنامه‌ریزی بودجه و جریان نقدینگی پروژه)، منابع انسانی و زمان‌بندی پروژه از دیگر برنامه‌هایی هستند که می‌توانند در این مرحله تدوین شده و اسناد آنها بعنوان “مستندات پروژه” به پروژه تعریف شده در پیرنگ الصاق گردد. به منظور ایجاد قابلیت کنترل دقیق و به موقع فعالیتهای پروژه پیشنهاد می‌شود فعالیتهای پروژه را برای دوره‌های کوتاه مدت (مثلا یک ماهه) در پیرنگ ثبت نموده و به اعضاء تیم پروژه ارجاع دهید. در اینصورت اعضاء و کارشناسان پروژه ناگهان خود را با حجم عظیمی از فعالیتهای ارجاع شده مواجه ندیده و معمولا قدرت برنامه‌ریزی بهتری برای انجام امور خواهند داشت. نهایتا آنچه در این فاز در پیرنگ ثبت می‌شود، لیست فعالیت‌هایی است که در اثر برنامه‌ریزی پروژه در قالب “ساختار شکست کار” یا WBS تدوین شده‌اند.
مرحله سوم) اجرای پروژه:
در مرحله سوم از مراحل مدیریت پروژه بنا به رویکرد مدیر و اعضاء تیم در پیشبرد پروژه (کلاسیک، چابک، سنتی، تکامل تدریجی و …) کار توسط هریک از اعضاء تیم از لیست “کارهای من” (یا همان ToDo List) برداشته شده و در وضعیت “در دست اقدام” قرار می‌گیرد. طبیعی است برخی اوقات یک کار بایستی توسط چند نفر از اعضاء تیم و یا چند نفر از اعضاء چند تیم انجام پذیرد. در این حالت هریک از کارشناسان “شرح” کار انجام شده خود را به همراه “ساعت کار” مربوطه و سایر نکاتی که بایستی مورد توجه دیگر کارشناسان قرارگیرد برای فعالیت مربوطه ثبت نموده و کار را به نفر بعد “ارجاع” می‌دهند. خبر خوب آن که پیرنگ جزئیات تمامی تغییرات روی تمامی کارها را به دقت ثبت و ضبط نموده و در خلال پیشبرد پروژه آنها را به مدیر تیم یا مدیران ارشد گزارش می‌دهد. همچنین اگر برای کاری “مهلت زمانی” تعیین شده باشد، پیرنگ دو روز قبل (قابل تغییر) از پایان مهلت تعیین شده، زمان را با ارسال یک Email به کارشناس مربوطه “یادآوری” می‌نماید. البته در این بین اگر نیاز به یادآوری موضوع خاصی از سوی مدیر تیم یا مدیر پروژه به اعضاء تیم وجود داشته باشد، پیرنگ این امکان را از طریق “ارسال یادآوری” در اختیار مدیر پروژه یا مدیر تیم قرار خواهد داد.
در زمان پایان کار نیز پیرنگ دو انتخاب در اختیار اعضاء تیم قرارداده است. اولین راه آنست که آخرین کارشناسی که رسیدگی به کار نزد او خاتمه می‌یابد، می‌تواند وضعیت کار را از “ارجاع شده” به “پایان یافته” تغییر دهد تا کار از چرخه رسیدگی خارج شود. اما راه دوم آنست که آخرین کارشناس پس از اتمام کار و ثبت “شرح” کار انجام شده و “ساعت کار” خود، وضعیت کار را به “انجام شده” تغییر داده و کار را به مدیر یا کارشناس بررسی نهایی (در برخی سازمان‌ها یا شرکت‌ها از تیم آزمون در این موضوع استفاده می‌شود) ارجاع نماید. این کارشناس (یا مدیر تیم) نیز کار را بررسی نموده و در صورت کامل بودن وضعیت “کار” را به “پایان یافته” تغییر می‌دهد. در واقع این مرحله آخر به منزله بررسی مجدد و تائید نهایی کار انجام شده است. بدیهی است در صورت عدم پذیرش کار از سوی مدیر تیم یا کارشناس بررسی نهایی، وی می‌تواند کار را مجددا به کارشناس مربوطه “ارجاع” دهد.
یکی از امکانات خوب پیرنگ در این مرحله امکان تغییر وضعیت کار به “بازخورد” است. چنانچه کار در وضعیت “پایان یافته” باشد اما نیاز به رسیدگی مجدد برای آن وجود داشته باشد، مدیر یا اعضاء تیم (یا حتی نماینده کارفرما یا مالک محصول در صورتی که دسترسی برای او تعریف شده باشد) می‌توانند کار را به وضعیت “بازخورد” برده و مجددا به کارشناس مربوطه “ارجاع” نمایند.
مرحله چهارم) کنترل و ارزیابی پیشبرد پروژه:
این مرحله از مراحل پنجگانه مدیریت پروژه خود به دو بخش کنترل و ارزیابی تقسیم میگردد.
بخش اول – کنترل پیشبرد پروژه:
در این بخش از مرحله چهارم مدیریت پروژه ، لازم است مدیر تیم یا کارشناس ناظر کنترل پروژه، روند انجام کار را در مقاطع زمانی تعیین شده توسط مدیر پروژه (معمولا روزانه یا هفتگی) “نظارت” نموده و در صورت انحراف از زمان‌بندی تعیین شده مراتب را به کارشناس مربوطه یا مدیر پروژه گزارش نماید و یا در پاره‌ای موارد تدابیر یا روتین‌های مدیریت ریسک که پیش‌تر به آن اشاره شد را اجرا نماید. در این رابطه پیرنگ دو راهکار ساده اما کارآمد را پیش روی ناظر و مدیر کنترل پروژه قرارداده است. اول “گزارشات آماری” است که ناظر می‌تواند از آن طریق وضعیت انجام فعالیتهای پروژه را بصورت کلی و جزئی مشاهده نماید. وضعیت انجام کار توسط کارشناسان، روند کارهای ارجاع شده به تیم و کارهای باقیمانده، وضعیت کارهای در دست اقدام و انجام شده برای هریک از اعضاء تیم و مانند آن از جمله اطلاعاتی است که در “گزارشات آماری” به سرعت و بسیار ساده قابل مشاهده خواهند بود. از سوی دیگر اگر یک یا چند “کار” مشخص از حساسیت ویژه‌ای برخوردار باشند و یا نیاز به نظارت دائم روی روند پیشبرد آنها باشد، مدیر تیم می‌تواند خود یا کارشناس ناظر را بعنوان “ناظر” برای کار مورد نظر تعریف نماید که در نتیجه این تعریف، هر تغییری روی این “کار” مشخص، با تمام جزئیات برای ایشان از طریق Email ارسال خواهد شد.
امکان کاربردی دیگری که در نسخه “حرفه‌ای” برای مدیران تیم‌ها ایجاد شده، امکان مشاهده همه کارهای یک پروژه در یک نگاه کلی در “صفحه اسکرام” است. این صفحه کارها را به تفکیک وضعیت (جدید، ارجاع‌شده، در دست اقدام و انجام شده) در “یک صفحه” نمایش داده و مجموع ساعات برآورد شده یا انجام شده کارها در هر وضعیت را در کنار نام وضعیت نمایش می‌دهد. همچنین درصد پیشرفت پروژه بصورت کلی و یا بر حسب گروه فعالیت‌ها را می‌توان در این صفحه مشاهده نمود.
بخش دوم – ارزیابی پیشبرد پروژه:
در بخش ارزیابی از مرحله چهارم مدیریت پروژه ، مدیر پروژه یا کارشناس نظارت با مشاهده “گزارشات آماری” و “صفحه اسکرام” وضعیت پروژه و در صورت لزوم یکایک کارها را بررسی نموده و در صورت نیاز برنامه‌ریزی پروژه را برای یک دوره زمانی محدود یا برای کل مدت زمان اجرای پروژه تغییر می‌دهد. این تغییرات می‌تواند در تخصیص منابع به پروژه، تغیییر زمان پیش‌بینی شده برای انجام کارها، تغییر در انتساب کارها به اعضاء تیم و یا تغییرات دیگر باشد. در واقع حاصل ارزیابی پیشبرد پروژه را می‌توان درک برآوردی آماری از روند پیشبرد و در صورت نیاز تغییر در برنامه‌ریزی پروژه دانست. پیرنگ در این بخش اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی وضعیت پیشبرد پروژه، توان تیم اجرایی پروژه و روند تخصیص و اجرای کار را در اختیار مدیر پروژه قرار می‌دهد و در صورت نیاز به انجام تغییرات فوق‌الذکر امکان اعمال این تغییرات در روند برنامه‌ریزی شده پروژه را نیز در اختیار می‌گذارد. انشاءالله در آینده نزدیک امکانات بسیار کاربردی در این حوزه به پیرنگ افزوده خواهد شد که تحلیل و ارزیابی کار انجام شده و برنامه پیش روی مدیر پروژه را تسهیل خواهد نمود.
مرحله پنجم) خاتمه پروژه:
این مرحله را می‌توان از جمله مراحل مهم مدیریت پروژه دانست. در این مرحله وضعیت اتمام کارهایی که در سطوح پائین‌تر تعریف شده‌اند بررسی شده و در صورت خاتمه و تائید (تغییر وضعیت از “انجام شده” به “پایان یافته”) پایان فعالیتهای پروژه اعلام شده و در نتیجه پروژه قابل “بستن” است. در این حالت پروژه به وضعیت “پایان یافته” تغییر وضعیت داده و پس از مدتی نیز می‌توان وضعیت آن پروژه را در پیرنگ “پایدار” ثبت نمود که به معنای پایداری محصولات پروژه خواهد بود. طبیعی است در صورتی که پروژه خاتمه‌یافته باشد، مدیر پروژه می‌تواند آن را “غیر فعال” نموده و از لیست پروژه‌های فعال خود و اعضاء تیم خارج نماید. با توجه به اینکه کلیه موضوعات کاری پروژه در مرحله برنامه‌ریزی در نرم‌افزار پیرنگ ثبت گردیده‌اند، گم‌نشدن و فراموش‌نشدن کارهای برنامه‌ریزی برای پروژه را می‌توان یکی از کارکردهای موثر پیرنگ در این مرحله از مدیریت پروژه دانست. بدیهی است مدیر پروژه با اخذ اطلاعات از “گزارشات آماری” و “صفحه اسکرام” (در نسخه حرفه‌ای) می‌تواند برای این نوع از کارها تدابیر لازم را اخذ نماید. مهم آنست که مدیر تیم یا کارشناس نظارت می‌تواند مطمئن باشد که چیزی از کارهای برنامه‌ریزی شده به مرور زمان فراموش نشده و یا در روند اجرای پروژه گم نشده‌اند.
امید است بهره‌برداری از پیرنگ بتواند گام موثری در مدیریت پیشبرد، زمان و هزینه پروژه‌های شما بهره‌بردار ارجمند برداشته و با استفاده فراگیر از این ابزار ساده، امکان بهبود و ارتقاء روند مدیریت پروژه در مجموعه شما پدید آید.
تیم پشتیبانی و توسعه پیرنگ منتظر دریافت سوالات و ابهامات موجود در کاربری پیرنگ و همچنین نظرات ارزشمند شما در خصوص توسعه کاربردهای جدید این ابزار و تجارب بهره‌برداران از بکارگیری آن از طریق “فرم پشتیبانی” می‌باشد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم‌افزار پیرنگ لطفا مطالب زیر را مطالعه فرمایید.
- مطلب “مقایسه پیرنگ با دیگر ابزارها“، برای آگاهی از ویژگی‌های نرم‌افزار پیرنگ نسبت به دیگر نرم‌افزارهای مشابه در این حوزه ( Help desk یا Service desk ).
- بخش “خرید پیرنگ” برای ثبت سفارش خرید پیرنگ.
- بخش “تماس با ما” برای تماس با کارشناسان مدرسه فنّاوری اطلاعات و کسب اطلاعات تکمیلی در خصوص نرم‌افزار پیرنگ.